Wat is een kerngebruiker?
De rol van de key-user of super user, uitgelegd.
De grens tussen functioneel beheer en de gebruikers die zij ondersteunen is niet altijd scherp te trekken. In veel organisaties is er sprake van enige overlap. Zo zijn er vaak gebruikers die ook eenvoudige functioneel beheertaken op zich nemen. We noemen zo’n gebruiker dan een super user, key user of kerngebruiker.
Een kerngebruiker is iemand die, door zijn of haar gespecialiseerde kennis van applicaties en operationele processen, als intermediair fungeert tussen de gebruikers- en de beheerorganisatie. Een kerngebruiker staat met één voet in de business en met de andere in functioneel beheer.
De rol van de kerngebruiker wordt uitgebreid beschreven in Hét handboek Functioneel beheer van Daniël E. Brouwer – de basis voor dit artikel.
De meerwaarde van kerngebruikers
Over de meerwaarde van kerngebruikers bestaat weinig twijfel. De voordelen:
- Kerngebruikers waarborgen de continuïteit.
- Kerngebruikers kunnen eenvoudige aanpassingen verrichten.
- Kerngebruikers hebben een belangrijke rol bij de keuze en implementatie van nieuwe bedrijfssoftware.
- Kerngebruikers weten hoe je de functionaliteit van het systeem beter kunt laten aansluiten op de processen en hoe je het systeem gebruiksvriendelijker kunt maken.
Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van een kerngebruiker
Om kerngebruikers hun rol effectief te laten vervullen, is het verstandig om hun taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden duidelijk te omschrijven. De taken zijn de specifieke werkzaamheden die een kerngebruiker uitvoert, de bevoegdheden geven hem of haar het recht om beslissingen te nemen of acties uit te voeren, en de verantwoordelijkheden zijn de plicht om de taken correct uit te voeren en verantwoording af te leggen over het eigen handelen.
De onderstaande opsomming dient als leidraad ter inspiratie je kunt de lijst aanpassen om ‘m af te stemmen op jouw specifieke situatie.
Taken
In de praktijk voeren kerngebruikers de volgende taken uit:
- Ze fungeren als klankbord en ondersteunen eindgebruikers (en collega-kerngebruikers).
- Ze participeren in implementatie- en migratietrajecten (beheer van functionaliteiten).
- Ze voeren eventuele standaardwijzigingen uit (changes).
Bevoegdheden
Om zijn of haar taken goed te kunnen uitvoeren, heeft een kerngebruiker de volgende bevoegdheden nodig:
- Het ondersteunen van de go/no-go-beslissing tijdens acceptatietesten.
- Het opstellen van wijzigingsverzoeken en het accepteren van functionele specificaties.
- De bevoegdheid om standaardwijzigingen door te voeren.
Verantwoordelijkheden
Een kerngebruiker heeft de volgende verantwoordelijkheden:
- Waarborgen dat de Gebruikers Acceptatie Test (GAT) namens de gebruikersorganisatie wordt uitgevoerd.
- Zorgen voor een juiste en tijdige communicatie richting gebruikers en functioneel beheer.
- Het hanteren van afgesproken procedures en standaarden (inclusief procedures om te voldoen aan wet- en regelgeving).
“Een kerngebruiker staat met één voet in de business en met de andere in functioneel beheer.”
Succesfactoren voor kerngebruikerschap
Om de kwaliteit van een kerngebruiker te borgen, zijn de volgende voorwaarden van belang:
- Het kennisniveau van de kerngebruiker.
- Op de juiste manier participeren in wijzigingsprocessen.
- Betrokkenheid bij de gebruikersorganisatie en deelname aan diverse overlegstructuren.
- Ruimte in het takenpakket en de tijdsbesteding voor de rol van kerngebruiker. Kerngebruiker zijn is een integraal onderdeel van zijn of haar functie.
Van kerngebruiker naar functioneel beheerder
De groep kerngebruikers is een uitstekende kweekvijver voor toekomstige functioneel beheerders. Het is daarom niet vreemd dat veel functioneel beheerders in het verleden kerngebruiker zijn geweest. Wie de rol serieus invult, bouwt precies de kennis en ervaring op die het vak vraagt.
Veelgestelde vragen
Wat is de betekenis van een kerngebruiker?
Een kerngebruiker (key-user of super user) is een gebruiker met gespecialiseerde kennis van de applicaties en processen, die als intermediair optreedt tussen de gebruikersorganisatie en functioneel beheer.
Wat zijn de taken van een kerngebruiker?
Een kerngebruiker fungeert als klankbord voor eindgebruikers, participeert in implementatie- en migratietrajecten en voert eventuele standaardwijzigingen uit. Daarnaast ondersteunt hij of zij de acceptatietest (GAT) en stelt wijzigingsverzoeken op.
Wat is een andere naam voor een kerngebruiker?
Super user, key-user of key user. De termen worden door elkaar gebruikt en betekenen hetzelfde.
Hoe word je kerngebruiker?
Meestal word je binnen je team naar voren geschoven vanwege je kennis van en affiniteit met het systeem. Een gerichte opleiding helpt je de rol goed in te vullen.
Dit onderwerp wordt ook behandeld in de opleiding
Vakopleiding functioneel beheer® (VFB®)
De vakopleiding functioneel beheer is de nieuwe standaard in ons vakgebied. Al meer dan 3000 experts zijn opgeleid.
3250,- excl. btw
Maandelijks
5 Dagen
Incompany & open inschrijving
