In dit Privacy & Cookie Statement informeren we je hoe jouw persoonsgegevens bij VFB Academy worden verwerkt. Wij informeren je graag met welk doel wij gegevens verzamelen en welke aanvullende gegevens tijdens onze dienstverlening nog aan je gevraagd kunnen worden.
VFB Academy gaat met grote zorg om met je privacy, middels dit Privacy Statement willen je graag inzicht geven in de achtergrond van de gegevens die we van je vragen en de manier waarop we je privacy beschermen.
1 juli 2024, versie 2.0

VFB Academy ontwikkelt onder andere trainingen en tests voor individuen, teams en organisaties. VFB Academy is gevestigd aan de Roggestraat 111, 7311 CC Apeldoorn. Onze contactgegevens staan onderaan dit Privacy & Cookie Statement opgenomen.

Welke gegevens worden voor onze producten en diensten verwerkt?

VFB Academy verwerkt persoonsgegevens van (oud-)deelnemers, (potentiële) klanten en van personen die gebruik maken van de websites (https://www.vfb.nl/ en https://functioneelbeheer.nl/), online leeromgeving, app en de daarop geboden functionaliteiten. Hieronder kun je zien welke gegevens wij precies gebruiken voor het bieden van onze product- en dienstverlening.

Trainingen en opleidingen

VFB Academy organiseert trainingen, opleidingen, lezingen, workshops en masterclasses. Deze activiteiten kunnen zowel digitaal als fysiek plaatsvinden en ook incompany. Je kunt je voor een training of opleiding aanmelden of hierop een optie nemen door contact met ons op te nemen.
Wanneer je aan een training of opleiding deelneemt verwerken wij je (organisatie)naam, geboortedatum, contact- en adresgegevens, opleidingsniveau, functie, informatie over je voorkeur qua locatie en startmoment, aan- en afwezigheid, informatie die we verzamelen tijdens een intake en eventuele resultaten, opmerkingen of wensen (zoals dieetvoorkeuren).
Wij gebruiken deze gegevens om je relevante informatie over de training of opleiding toe te sturen, te factureren, voor onze administratie en/of om catering te verzorgen. Wij gebruiken je gegevens ter voorbereiding op en uitvoering van de overeenkomst die we met je aangaan.
Wij bewaren je gegevens totdat de administratie en communicatie rondom de training of opleiding zijn afgerond. Fiscaalrelevante gegevens bewaren wij zeven jaar.

Leeromgeving

VFB Academy biedt deelnemers van haar trainingen en opleidingen een online leeromgeving via Microsoft Teams aan. Om gebruik te kunnen maken van de online leeromgeving heb je een account nodig. Voor het aanmaken van je account gebruiken we alleen je e-mailadres om je toe te voegen aan het desbetreffende kanaal in Microsoft Teams. Wij gebruiken je persoonsgegevens in de online leeromgeving ter ondersteuning van je trainings- en opleidingsdoeleinden en doen dit ter uitvoering van de overeenkomst die we met je hebben gesloten. Je blijft 6 maanden na het afronden van de training toegang houden tot het teams kanaal.

Coaching, Advies & Consultancy

VFB Academy kan functioneel beheerders ondersteunen met coaching, advies of consultancy. Dit kan zowel digitaal als fysiek. Wij hebben hiervoor in ieder geval je naam, adres- en contactgegevens en betaalgegevens nodig. Daarnaast kunnen wij aantekeningen maken van gesprekken die we met je voeren en kun je aanvullende informatie met ons delen waardoor we je nog beter kunnen ondersteunen. Wij gebruiken je gegevens ter uitvoering van de overeenkomst die we met je sluiten.
Wij bewaren je gegevens tot maximaal één jaar nadat onze coaching, advies of consultancy is geëindigd. Fiscaalrelevante gegevens bewaren wij zeven jaar.

Boeken

De personen achter VFB Academy hebben diverse boeken geschreven om te inspireren. Van (een deel van) deze boeken kun je via onze website (https://www.vfb.nl/onze-boeken/) een gratis inkijkexemplaar downloaden. Hiervoor hebben wij geen gegevens van je nodig. Mocht je een van onze boeken willen bestellen dan kan dat onder andere via Management Boek of andere website.

Tests

VFB Academy ontwikkelt en biedt diverse (gratis) tests voor functioneel beheerders. Bijvoorbeeld een zelfbeoordelingstest om je drijfveren te kunnen achterhalen.

Als je een test invult geven we je een uniek nummer. Dit unieke nummer slaan wij in combinatie met de antwoorden die je in de test geeft 10 jaar lang op in onze systemen. Wij gebruiken deze gegevens om je na afloop van de test je resultaten te laten zien en om hier (geanonimiseerd) over te kunnen publiceren.
Voor het gebruik van persoonsgegevens voor deelname aan de test vragen wij je toestemming. Deze toestemming kun je op ieder moment intrekken. Het (geanonimiseerd) publiceren van testresultaten voor promotie- en publicatiedoeleinden doen wij op basis van ons gerechtvaardigd belang. Hiertegen kun je bezwaar maken.

Als je graag een uitgebreide rapportage van je testresultaten ontvangt dan hebben wij je naam, contactgegevens, betaalgegevens en unieke nummer nodig. We analyseren dan je antwoorden en stellen handmatig een rapport voor je op. Na oplevering van dit rapport verwijderen we dit meteen uit onze systemen. We bewaren dan wel nog steeds je antwoorden in combinatie met je unieke nummer 10 jaar en de fiscaalrelevante gegevens voor 7 jaar.

Het is ook mogelijk om als team gebruik te maken van onze testmogelijkheden. In dat geval krijg je een teamcode en een uniek nummer. Aan de functioneel beheerders die de test hebben doorlopen koppelen we hun eigen resultaten terug. Aan de teamleider(s) koppelen we alleen de geanonimiseerde resultaten van het team als geheel terug. Wij geven teams en collega’s onderling dus géén inzage in elkaars resultaten. Wanneer je als team deelneemt hebben wij de namen, contactgegevens en unieke nummers van de teamleden nodig. Daarnaast gebruiken wij de betaalgegevens. Wij bewaren deze gegevens tot 10 jaar na verkrijging hiervan.
Mocht je je toestemming willen intrekken of bezwaar willen maken dan kun je contact met ons opnemen per e-mail via privacy@vfb.nl of telefonisch via (055) 203 22 86.

Recensies

Als je hebt deelgenomen aan (een van) onze trainingen, opleidingen of tests dan kunnen wij je vragen om hierover een review achter te laten. Wij vragen je dit op basis van ons gerechtvaardigd belang. Mocht je een review verstrekken, dan gebruiken wij je (organisatie)naam, contactgegevens, tijdstip van de review, informatie over de afgenomen producten en diensten en de inhoud van je review. Op basis van je toestemming kunnen wij je review ook publiceren. Je bepaalt zelf of dit anoniem gebeurt (door bijvoorbeeld ‘anoniem’ als naam op te nemen) of dat je (organisatie)naam hierbij wordt vermeld. Je kunt je toestemming op ieder moment intrekken door per e-mail contact met ons op te nemen. Wij bewaren je review zolang deze voor onze product- en dienstverlening relevant is.

Contact

Wanneer je met ons in contact wil komen, dan kun je dit doen door per e-mail, telefonisch, post of via social media contact met ons op te nemen. In dat geval verwerken wij je (organisatie)naam, contactgegevens en de inhoud van je bericht. Wij gebruiken deze gegevens om het door jou gewenste contact te voeren. Wij bewaren je gegevens zo lang als nodig is voor de volledige beantwoording van je vraag en/of het gewenste gevoerde contact.

Nieuwsbrief

VFB Academy stuurt regelmatig per e-mail een nieuwsbrief. Je kunt je hiervoor aanmelden via [kanaal]. Via onze nieuwsbrief houden we je – op basis van jouw toestemming – op de hoogte van interessante ontwikkelingen, tips en informatie over onze producten en diensten. Voor toezending van de nieuwsbrief kunnen wij je naam, e-mailadres, tijdstip waarop een nieuwsbrief wordt geopend en de links waarop je hebt geklikt gebruiken. Wij bewaren je naam en e-mailadres voor toezending van onze nieuwsbrief totdat je je hiervoor afmeldt via de link onderaan een van de nieuwsbrieven. De statistieken over het openen en klikken in de inspiratiemail bewaren wij in geanonimiseerde vorm.

Sollicitaties

Mocht je als gepassioneerde trainer voor VFB Academy aan de slag willen gaan dan zien wij je sollicitatie graag tegemoet. In dat geval kunnen wij je naam, adres- en contactgegevens, motivatie, CV en overige informatie die je met ons deelt verwerken.

Voor sommige sollicitaties voeren wij een social media of internet check uit. Dit houdt in dat we de naam van een sollicitant via Google en LinkedIn opzoeken. Hierbij kijken we alleen naar de openbaar toegankelijke informatie. Er zal niet worden gevraagd om een connectie met ons te maken of om afgeschermde informatie open te stellen. Eventuele bevindingen van deze check kunnen we tijdens het sollicitatieproces met je bespreken.

VFB Academy gebruikt de bovengenoemde gegevens om je sollicitatie in behandeling te nemen, onkosten te vergoeden, ter voorbereiding op de eventuele overeenkomst die we met je aangaan en in het kader van ons gerechtvaardigd belang.

Wij bewaren de gegevens die we hebben verzameld in het kader van de sollicitatieprocedure tot uiterlijk vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure. Wanneer we je niet aannemen maar wel graag je profiel behouden voor toekomstige vacatures dan kunnen we je sollicitatiegegevens op basis van je toestemming gedurende één jaar bewaren.

VFB Academy heeft geen trainers in dienst, wij werken uitsluitend met zelfstandige trainers.

Leveranciers

VFB Academy kan de (organisatie)naam, adres- en contactgegevens, bankgegevens en andere relevante gegevens gebruiken van de bij leveranciers werkzame of aan leveranciers verbonden personen.

Wij gebruiken deze gegevens voor leveringen en bestellingen of het afnemen van diensten, voor het voeren van de daarbij behorende administratie, voor accountantscontrole en voor de uitvoering of toepassing van wet- en regelgeving. Wij doen dit op basis van de overeenkomst die we met de leverancier hebben, om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting en op grond van ons gerechtvaardigde belang om een goede bedrijfsvoering te kunnen voeren.

De gegevens van contactpersonen bij leveranciers worden uiterlijk twee jaren nadat de desbetreffende transactie is afgehandeld verwijderd. Dit, tenzij wij de gegevens langer moeten bewaren ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht (zoals fiscale bewaarplichten) of de contractrelatie langer voortduurt.

Wie heeft toegang tot mijn gegevens?

VFB Academy zal jouw gegevens niet verstrekken aan derden, tenzij dat noodzakelijk is voor de uitvoering van onze product- of dienstverlening of we dit wettelijk verplicht zijn.

Bij VFB Academy staat persoonlijk contact hoog in het vaandel. Daarom sta je in direct contact met je trainer. Om dit mogelijk te maken, heeft de trainer onder andere toegang tot jouw contactgegevens om je te kunnen ondersteunen tijdens de training waar dat nodig is. Met onze trainers hebben we afspraken gemaakt om een zorgvuldige omgang met jouw gegevens te borgen.

We kunnen je gegevens ook delen met onze ICT-dienstverleners die ons helpen met het versturen van onze nieuwsbrief, beheren van onze administratie, plaatsen van cookies en het hosten en beheren van onze website. Als het nodig is om ons te ondersteunen kunnen onze ICT-dienstverleners toegang krijgen tot je gegevens. We hebben afspraken met hen gemaakt over de zorgvuldige omgang daarmee. VFB Academy kan je gegevens ook aan derden verstrekken wanneer dit nodig is om aan een wettelijke verplichting te voldoen (zoals aan de Belastingdienst in het kader van onze fiscale administratie).

De persoonsgegevens worden opgeslagen in het relatiebeheersysteem van VFB Academy.