Nulmeting functioneel beheer
Waarom je team presteert zoals het presteert.
Je team werkt hard. Toch blijft het resultaat achter bij wat erin zit. En je weet niet precies waarom. Zolang je de oorzaak niet kent, blijft iedere verbetering voor een deel een gok.
Een nulmeting geeft je dat vertrekpunt. Geen lijst met losse verbeterpunten, maar een diagnose van de oorzaken achter de prestaties van jouw functioneel beheer. Die oorzaken liggen niet altijd in je team. Vaak liggen ze in de organisatie eromheen. Zo weet je waar je als eerste tijd, aandacht en budget in investeert. En minstens zo belangrijk: waar niet.
Voordat je bepaalt wat beter moet, wil je weten waarom het gaat zoals het gaat.
Wat je te weten komt
Een nulmeting beantwoordt de vragen waar je nu naar moet gissen.
- Wat houdt je team tegen om te laten zien wat erin zit?
- Wat komt van je team, en wat van de organisatie eromheen? Denk aan onduidelijk opdrachtgeverschap, versnipperd applicatie-eigenaarschap of een overvolle veranderagenda.
- Waar ontstaan de vertragingen echt?
- Welke verbetering levert het meeste op?
- Waar begin je, en wat kun je voorlopig laten liggen?
Veel verbeterpunten zijn geen oorzaak, maar een gevolg.
Haal je de oorzaak weg, dan verdwijnen er vaak meerdere tegelijk. Wat overblijft is een korte lijst die wel werkt.
Hoe het gaat
Een VFB-consultant voert gesprekken met je team en met de mensen eromheen en legt daar jullie eigen documenten naast. Wij vragen niet naar meningen, maar naar situaties. Een vragenlijst laat zien wat mensen denken. Een gesprek laat zien hoe het gaat.
De gesprekken zijn vertrouwelijk en het rapport is anoniem. Onze bevindingen gaan over patronen, nooit over personen. Dat is geen formaliteit. Het is de reden dat mensen vertellen wat er speelt.
Reken op een doorlooptijd van twee tot drie weken. Van jouw organisatie vraagt het een paar dagdelen.
De analyse en de beoordeling doen wij. Geen formulier dat je team moet invullen. Geen zelfscore. Wat wij doen is kijken door twee specifieke lenzen.
Waar wij naar kijken
Juist het verschil tussen die twee lenzen verklaart waarom functioneel beheer wel of niet werkt.
De besturing. Heeft de organisatie alles in huis om dit team te sturen? Is er een helder doel, een werkend beeld van wat er beheerd wordt, komt de juiste informatie op tijd, en is er ruimte om in te grijpen?
De condities van beheersbaarheid. Laat het systeem zich beheersen? Weet jij waar de grens van het beheerdomein ligt? Komen jouw signalen uit de praktijk terug in de organisatie? Past de manier van werken bij de complexiteit van jouw applicatielandschap?
Lopen die twee uiteen, dan heb je de verklaring. Een team dat strak wordt aangestuurd in een omgeving die dat niet toelaat, loopt op iets heel anders vast dan een team dat alle ruimte heeft en er te weinig uithaalt. In het eerste geval investeer je in het team en verandert er niets. In het tweede geval is dat precies wat wel helpt. Dat onderscheid kun je niet maken door naar één kant te kijken.
De mate waarin de besturing en het systeem op elkaar aansluiten noemen wij functionele fitheid.
Wat je krijgt
Je ontvangt een rapport met een heldere verklaring en aanbevelingen die je zelf kunt uitvoeren. Daarin staat wat we hebben gezien, hoe we de besturing en de condities beoordelen, en welke oorzaken achter de huidige prestaties zitten.
Dat is de eis die we aan iedere aanbeveling stellen: kun je hier maandag mee beginnen, zonder ons erbij? Een goede aanbeveling is uitvoerbaar zonder degene die haar bedacht heeft.
Je krijgt het rapport in een gesprek, niet in je mailbox. Daarin bepalen we samen welke aanbevelingen je oppakt en in welke volgorde. Meet je na zes tot twaalf maanden opnieuw, dan zie je of je keuzes effect hebben gehad.
Waarom VFB
Een diagnose is zo goed als het referentiekader erachter.
VFB bouwt sinds 2016 aan functioneel beheer als zelfstandig vakgebied. Niet als onderdeel van een bredere adviespraktijk, maar als onze kern. We ontwikkelen methoden, schrijven vakboeken, leiden jaarlijks honderden functioneel beheerders op en stonden aan de basis van de EXIN-certificering voor functioneel beheer.
Daardoor beoordelen we jouw organisatie niet alleen op wat we tijdens de nulmeting zien, maar ook vanuit alles wat we de afgelopen jaren hebben geleerd. Wij kennen niet één organisatie. Wij kennen het vak.
Of iets bijzonder is, kun je alleen beoordelen als je veel hebt gezien. “Dit komen we bijna overal tegen” leidt tot een ander advies dan “dit zien we zelden.” Dat onderscheid bepaalt of je een probleem oplost, of dat je een eigenschap van het vak probeert weg te organiseren.
En omdat VFB ook opleider en adviseur is, zijn we daar open over. Als uit de nulmeting blijkt dat een opleiding of begeleiding helpt, staat dat in het rapport. Je bent vrij om die stap met ons of met een andere partij te zetten. De diagnose verandert daardoor niet.
Begin met een gesprek.
Een uur, vrijblijvend. Jij vertelt wat er speelt. Wij vertellen of een nulmeting daarbij past. Past het niet, dan zeggen we dat ook. Past het wel, dan ontvang je binnen een week een voorstel van één pagina.
En daarna weet je waar je moet beginnen om dat team wel te laten zien wat erin zit.
Veelgestelde vragen
Wat kost een nulmeting?
Een vaste prijs, vooraf afgesproken. Geen uurtarief, geen nacalculatie. Wat die prijs is, hangt af van de omvang van je team en het aantal gesprekken dat nodig is. Dat weet je na het intakegesprek.
Hoeveel tijd kost het mijn team?
Een paar dagdelen. Wie we spreken is ongeveer een uur kwijt en hoeft niets voor te bereiden. Het deskonderzoek, de analyse en het rapport doen wij. Van intake tot oplevering duurt het twee tot drie weken.
Met wie worden de gesprekken gevoerd?
Met je beheerders en adviseurs, met jou als leidinggevende, en met mensen uit de organisatie eromheen: opdrachtgevers, business, soms IT. Die laatste groep is belangrijk, want een deel van de oorzaken ligt daar.
Wat kan ik zelf met het rapport?
Alles. Iedere aanbeveling is zo geschreven dat je er maandag mee kunt beginnen, zonder ons erbij. In het oplevergesprek kies je zelf wat je oppakt en in welke volgorde. Blijkt dat een opleiding of begeleiding helpt, dan staat dat erin en ben je vrij dat elders te halen.
Voor welke teams is een nulmeting bedoeld?
Voor teams die het beheer doen van informatiesystemen of een applicatielandschap. Van een handvol beheerders tot een afdeling van tientallen mensen. Vaak is de aanleiding een nieuwe manager, een reorganisatie of een systeemvervanging die eraan komt. Omvang telt minder dan bereidheid: je moet willen weten waarom het gaat zoals het gaat, ook als het antwoord ongemakkelijk uitpakt.