Wat is een functioneel beheerder?

Een functioneel beheerder zorgt ervoor dat de informatievoorziening effectief en efficiënt kan worden gebruikt en, indien nodig, wordt veranderd en verbeterd. De functioneel beheerder is de adviseur op operationeel niveau als het gaat om de informatievoorziening binnen een organisatie. Hij of zij heeft de kennis, kunde en ervaring die nodig is om een bepaalde verandering in de informatievoorziening te realiseren.

Met naar schatting 75.000 tot 100.000 functioneel beheerders in Nederland is dit vakgebied niet alleen breed vertegenwoordigd, maar vormt het ook een cruciale pijler binnen de IT- en bedrijfsstructuur.

Functioneel beheer vormt de essentiële schakel tussen IT en de behoeften van gebruikers. De activiteiten op de werkvloer geven de organisatie bestaansrecht. Daar vindt de daadwerkelijke overdracht plaats vanuit de organisatie richting de klant of de relaties. De functioneel beheerder faciliteert dit. Hij zorgt voor de systemen waarmee collega’s werken. Dat ze aansluiten op wat de organisatie nodig heeft. En dat ze meebewegen als de organisatie verandert.

De negen taken van een functioneel beheerder

Elk verantwoordelijkheidsgebied kent drie processen, dus negen processen in totaal.

Ondersteunen

• Gebruiken. Het ondersteunen van de gebruikersorganisatie om de informatievoorziening zo goed mogelijk te benutten.
• Beheren. Het onderhouden van de informatievoorziening zodat continuïteit, veiligheid en betrouwbaarheid zijn gewaarborgd.
• Bewaken. Het monitoren van de informatievoorziening om problemen te ontdekken of te voorkomen.

Regisseren

• Verzamelen. Het ophalen van triggers, gebeurtenissen en signalen die mogelijk leiden tot een aanpassing.
• Vertalen. Het uitwerken van die triggers naar doel, impact, prioriteit en mogelijke oplossing.
• Bepalen. Samen met de belanghebbenden de juiste prioriteit vaststellen.

Verbeteren

• Realiseren. De regie op het doorvoeren van aanpassingen, waarbij de uitvoering bij IT of een externe leverancier ligt.
• Accepteren. Toetsen of de wijziging voldoet aan de afspraken en of de organisatie het kan ontvangen.
• Implementeren. Het daadwerkelijk in gebruik nemen van de wijziging, waarbij communicatie veruit het belangrijkste onderdeel is.

De drie soorten functioneel beheerders

Niet elke functioneel beheerder is hetzelfde. De meeste functioneel beheerders voelen zich van nature meer aangetrokken tot het ene verantwoordelijkheidsgebied dan het andere. Dit is geen toeval. Het heeft te maken met wie je bent. Mét je drijfveren, je talenten en hoe je naar je werk kijkt.

Hét handboek voor de functioneel beheerder onderscheidt drie soorten functioneel beheerders, gebaseerd op meer dan 20 jaar aan observaties en interacties binnen het vakgebied.

De ondersteuner

De ondersteuner is een functioneel beheerder die geniet van de dynamiek van het dagelijks oplossen van uiteenlopende problemen en beantwoorden van vragen. Deze rol kan worden gezien als die van een vliegende kiep, waarbij uitgebreide kennis van de applicaties een grote troef is. Ondersteuners staan dicht bij de gebruikers en begrijpen goed wat zij nodig hebben. De gebruikers waarderen de ondersteuner vooral vanwege de dienstverlenende instelling.

De regisseur

De regisseur kenmerkt zich door een hoge mate van nauwkeurigheid en een neiging naar perfectionisme. Regisseurs zijn goed in het plannen van hun werk en hebben doorgaans een duidelijk beeld van hun dag. Gebruikers komen deze regisseurs misschien minder vaak tegen, maar waarderen hun scherpe inzicht en kritische blik enorm.

De verbeteraar

De verbeteraar is een functioneel beheerder met jarenlange ervaring en een brede achtergrond. Deze collega weet precies wie ze wanneer moeten benaderen om zaken voor elkaar te krijgen. Dit maakt de verbeteraar tot een strateeg binnen de organisatie, die uitstekend in staat is om belanghebbenden te overtuigen van de meerwaarde van functioneel beheer.

Er bestaat geen hiërarchie of waardeoordeel tussen deze drie rollen; elke rol draagt op zijn eigen manier bij aan het succes van de organisatie.

Wat zeggen de functioneel beheerders in Nederland?

Met de FBDI (Functioneel Beheer Drijfveren Indicator) hebben we de drijfveren van 367 functioneel beheerders in Nederland gemeten. Een kwart van de beroepsgroep voelt zich het sterkst aangetrokken tot verbeteren (25%), ruim een vijfde tot ondersteunen (21%) en bijna een op de zes tot regisseren (17%). De grootste groep, 37%, heeft geen uitgesproken voorkeur. Deze functioneel beheerders schakelen flexibel tussen de drie gebieden, zonder dat een ervan domineert.