Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost

De Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost had de wens om de samenwerking te versterken en processen onderling beter op elkaar af te stemmen. Met een groep van dertien collega’s volgden zij daarom de opleiding Pragmatisch Procesmanagement. Daarbij werd bewust gekozen voor een brede samenstelling: niet alleen functioneel beheerders, maar ook medewerkers van de ICT-servicedesk en adviseurs namen deel. Door verschillende disciplines te betrekken, ontstond een beter gedeeld inzicht in de processen en werd een basis gelegd voor een verbeterde samenwerking. 

Breder dan functioneel beheer: dezelfde taal leren spreken

Zelf nam ik deel aan de opleiding Pragmatisch Procesmanagement, niet vanuit functioneel beheer, maar vanuit mijn rol als adviseur. Juist omdat we bij de veiligheidsregio actief op zoek zijn naar manieren om processen inzichtelijker te krijgen en de samenwerking te verbeteren, was dit een waardevolle stap. Wij beseften dat dit verder ging dan enkel functioneel beheer. Vanuit die overtuiging besloten we de opleiding te volgen met een bredere groep collega’s; waaronder ook medewerkers van de ICT-servicedesk en de advieshoek.

Wat je merkt als je met een brede groep aan zo’n opleiding deelneemt, is dat je langzaam dezelfde taal gaat spreken. Je begrijpt elkaars werk en de verbanden ertussen beter: Wat daar gebeurt, heeft gevolgen hier. Door dat gezamenlijk te doorgronden, krijg je meer grip op het geheel. Niet iedereen heeft dat inzicht van nature, dus dan is het des te waardevoller om dit als groep te ontdekken. Het helpt om over grenzen heen te kijken en processen echt samen aan te pakken. Ik vond het echt een meerwaarde om te horen hoe het in de toekomst vormgegeven wordt en hoe we gaan werken. 

De kracht van deze opleiding zit dan ook niet alleen in de inhoud, maar juist in de manier waarop die wordt overgebracht. De trainers zijn duidelijk ervaren en stemmen hun aanpak soepel af op de dynamiek van de groep. Ze durven mensen echt een spiegel voor te houden. 

Leren boven de details uit te stijgen

Wat ik persoonlijk als meest waardevol heb ervaren is dat je inzicht krijgt in hoe wij werken als organisatie. Binnen de organisatie vervallen we vaak in details: zodra we over een proces praten, wil iedereen direct invullen wat de vervolgstappen zijn vanuit zijn of haar eigen rol. Tijdens de opleiding leer je juist het tegenovergestelde: houd het simpel, hang erboven, en werk vanuit overzicht.

We hebben afgesproken dat een paar mensen, die dat echt goed in de vingers hebben, de voortrekkersrol nemen bij het uitwerken van processen. Zij zorgen ervoor dat we niet opnieuw vervallen in de valkuil van te veel details. En het werkt: inmiddels hebben we op deze manier al twee processen volledig in kaart gebracht. Binnen een halfuur tot een uur heb je dan een helder overzicht. Het resultaat is niet alleen duidelijk en efficiënt, maar voorkomt ook onnodig tijdverlies. Door het op papier te hebben verzand je gewoon minder snel in allerlei bijzaken en details die er op dat moment helemaal niet toe doen.

De volgende stap is om deze inzichten ook daadwerkelijk de organisatie in te brengen. We weten nu waar het proces goed of minder goed loopt. Nu is het zaak om die verbeteringen concreet te maken en door te voeren.

Kennisfestival als inspiratiebron 

Naast de opleiding bezochten we vorig jaar met zeven collega’s ook het Functioneel Beheer Kennisfestival. Dat voelde bijna als een afdelingsuitje: gezellig en informeel, maar bovenal ook heel leerzaam. We hoorden daar veel inspirerende verhalen en concrete voorbeelden. Sommige ideeën vragen wat voorbereiding of aanpassing om ze toe te passen, maar er waren ook genoeg inzichten waarvan we dachten: “Daar kunnen we morgen in het klein al mee aan de slag.”