De Vrije Universiteit Amsterdam
Bij de Vrije Universiteit (VU) Amsterdam beheert het team Functioneel Beheer Onderwijs alle onderwijsapplicaties die studenten, docenten en medewerkers dagelijks gebruiken. Onder leiding van Martijn van Noort volgden de teams Functioneel Beheer Onderwijs en Bedrijfsvoering de Vakopleiding Functioneel Beheer (VFB®). De opleiding werd tweemaal incompany georganiseerd en bood een waardevolle kans om duidelijkheid te krijgen over het vakgebied en ervaringen uit te wisselen.
Inzicht
De opleiding bracht helderheid in rol, verantwoordelijkheden en vaktaal binnen een complexe universitaire omgeving.
Verandering
Teams en ervaringsniveaus kwamen samen, deelden ervaringen en versterkten elkaars vakmanschap.
Impact
Functioneel beheer kreeg een vaste plek in het opleidingsplan en is een solide basis voor groei.
Keuze voor de Vakopleiding
De keuze voor de Vakopleiding was een bewuste. Ik wilde graag dat onze collega’s een traject volgden waarin echt de tijd werd genomen om het vakgebied goed te leren kennen. Geen theoretisch programma, zoals BiSL, maar een praktische, diepgaande training waarin het vak functioneel beheer centraal staat.
Wat ik sterk vind aan de opleiding, is dat het theorie en praktijk voortdurend met elkaar verbindt. Hét Handboek voor de Functioneel Beheerder biedt daarbij structuur en houvast, ook na afloop van de opleiding. Collega’s verwijzen nog regelmatig naar het boek of pakken het erbij als naslagwerk.
De spreiding van de opleidingsdagen over meerdere weken werkte bovendien prettig. Zo had iedereen de tijd om het geleerde te verwerken en in de praktijk toe te passen. Het geheel voelde als een solide basiscursus functioneel beheer; een opleiding die verder gaat dan kennisoverdracht alleen, omdat ze kennisuitwisseling en reflectie stimuleert.
Een vakgebied, twee teams met verschillende invalshoeken
Naast de inhoud was ook de samenstelling van de groep waardevol. We brachten twee teams samen, Onderwijs en Bedrijfsvoering, die in de praktijk niet dagelijks met elkaar samenwerken, maar wel hetzelfde vakgebied delen. Dat zorgde voor levendige gesprekken, waarin kennis en praktijkvoorbeelden over en weer werden gedeeld. We konden over domeinen heen kijken en zien hoe vergelijkbare vraagstukken binnen de teams soms op een andere manier worden benaderd.
Zowel voor beginners als ervaren functioneel beheerders
De opleiding bracht niet alleen de teams samen, maar ook collega’s met verschillende ervaringsniveaus. Binnen mijn werk maak ik ook gebruik van een studentenpool: een groep werkstudenten die IT-gerelateerde projecten ondersteunt. Een deel van hen stroomt na hun studie door naar onze dienst. Dat is heel fijn en leuk, want die hebben al enige IT-ervaring, maar moeten wel het vakgebied nog leren kennen. Voor deze groep is de opleiding ideaal. In vijf dagen krijgen ze een stevige introductie in het vak: wat functioneel beheer precies inhoudt, welke rol zij daarin spelen en wat er wordt verwacht.
Tegelijkertijd bood de opleiding ervaren functioneel beheerders de kans om hun kennis te delen en hun aanpak te spiegelen aan die van anderen. Zij konden de jongere collega’s meenemen in de praktijk van het vak. Die uitwisseling werkte versterkend aan beide kanten; de nieuwe collega’s kregen context en richting, terwijl de ervaren beheerders hun eigen vakmanschap opnieuw tegen het licht konden houden. Zo ontstond niet alleen meer onderlinge samenhang, maar ook een beter inzicht in de verantwoordelijkheden die bij de functie horen.
Eenduidig beeld van de rol en verantwoordelijkheden
Functioneel beheer is een functie waar iedereen wel een soort van beeld bij heeft, maar waar verwachtingen uiteenlopen. Hierdoor zoeken medewerkers soms zelf ook een beetje naar: wat is mijn rol nou eigenlijk? Zeker binnen een universiteit, waar key-users vanuit allerlei faculteiten doorstromen naar centrale functies, is dat herkenbaar. Het is voor hen dan echt even switchen van: oké, ik heb nu een andere rol, maar wat wordt er nu precies verwacht? De opleiding gaf structuur en taal om onze rol scherper te duiden. Collega’s begrijpen nu beter wat er van hen verwacht wordt en wat onze gezamenlijke verantwoordelijkheid is. In een complexe omgeving als de universiteit, met meerdere faculteiten, diensten en besluitvormingslagen, is die duidelijkheid een belangrijke winst.
Vaste plek in opleidingsplan
De positieve ervaringen hebben ertoe geleid dat de Vakopleiding inmiddels een vaste plek heeft gekregen binnen ons opleidingsplan. Hierin beschrijven we hoe functioneel beheer zich de komende jaren verder ontwikkelt en welke opleidingen daarbij horen. Voor nieuwe collega’s geldt de Vakopleiding als standaard startpunt; je kunt het zien als een basis voor verdere groei in het vak. We zijn een onderwijsinstelling, dus investeren graag in kennis en ontwikkeling. Inmiddels staan er alweer meerdere collega’s op de planning voor de Vakopleiding. Zodra we weer een groep van ongeveer twaalf mensen hebben, plannen we een nieuwe ronde. Zo zorgen we voor een consistente basis in kennis en een gedeelde manier van werken.
Vooruitkijken: functioneel beheer en AI
Naast de bestaande opleiding kijken we ook vooruit naar de toekomst van het vak. We zijn in gesprek over de opleiding Functioneel Beheer en AI, want AI krijgt een steeds grotere rol in ons werk. Veel SaaS-leveranciers verwerken AI in hun applicaties, en dan willen wij als functioneel beheerders weten waar we over praten. We willen volwaardige gesprekspartners zijn, niet alleen technisch, maar ook strategisch. We hebben geluk dat we als universiteit dicht bij de bron zitten: we hebben afgestudeerden met AI-achtergrond die we direct kunnen betrekken. Dat maakt de verbinding tussen onderwijs, onderzoek en functioneel beheer extra interessant.