Universiteit Leiden
Bij Universiteit Leiden hanteerden de functioneelbeheerafdelingen elk hun eigen werkwijze. Logisch vanuit de praktijk, maar niet altijd efficiënt. Er ontbrak een gedeelde taal en een gezamenlijk referentiekader. Om daar verandering in te brengen, volgden ruim zeventig medewerkers uit verschillende teams de Vakopleiding Functioneel Beheer (VFB®). Het incompanytraject bood niet alleen vakinhoudelijke kaders, maar hielp ook bij het versterken van samenwerking en onderling begrip.
Inzicht
Functioneel beheer vraagt om een gedeelde taal en uniform referentiekader.
Verandering
Van losse werkwijzen naar gezamenlijke kaders, samenwerking en kennisdeling.
Impact
Sterker netwerk, blijvende leerpraktijk en community rond functioneel beheer.
Eigen afdelingen, eigen manier van werken
Binnen de universiteit zijn meerdere functioneelbeheerafdelingen actief, elk met een eigen specialisatie. De één richt zich op onderwijsapplicaties, de ander op bedrijfsvoering of onderzoeksondersteuning. En net zo divers als de aandachtsgebieden, zo verschillend waren ook onze werkwijzen. Allemaal goed, maar allemaal net even anders. Toch is het vak functioneel beheer in de kern generiek. De processen, principes en doelstellingen zijn vergelijkbaar, ongeacht het domein.
Dat besef leidde tot een duidelijke keuze: we wilden meer samenhang. Daarom startten we een programma om onze processen generiek te beschrijven en uniform in te richten. Al snel realiseerden we ons dat dit niet alleen over processen ging, maar ook over de manier waarop we naar ons vak kijken. Die gedachte bracht ons bij de Vakopleiding Functioneel Beheer (VFB®): een opleidingstraject dat ons hielp die eenheid ook daadwerkelijk vorm te geven.
Kaders en gemeenschappelijke taal
Om uniform naar het vak te kunnen kijken is een gemeenschappelijke basis nodig. Veel collega’s, waaronder ikzelf, zijn ooit het vak ingerold. We hebben vaak geen geschoolde achtergrond in informatiemanagement, maar doen ons werk met inzet, logisch verstand en betrokkenheid. Het zijn stuk voor stuk slimme mensen en eveneens gedreven, maar er ontbrak wel iets: een gedeeld referentiekader.
Precies dat bracht de opleiding ons. Door in gemengde groepen de opleiding te volgen, pasten we theorie toe op (elkaars) praktijksituaties en ontdekten we hoeveel overeenkomsten er waren tussen onze vraagstukken. Dat zorgde niet alleen voor onderling begrip, maar ook voor het ontstaan van een gedeelde taal: Een taal die ons helpt om sneller tot de kern te komen, efficiënter samen te werken en van elkaar te leren.
Voor mij als leidinggevende maakt die gedeelde basis echt het verschil. Ik weet nu welk kader onze collega’s hanteren, en zij weten wat ik bedoel als ik een begrip uit de opleiding gebruik. Die gedeelde taal maakt het werk soepeler, prettiger en effectiever. Het gezamenlijk volgen van de opleiding draagt daar eveneens aan bij: je komt collega’s tegen die je eerder niet sprak, weet elkaar daarna makkelijker te vinden, en wisselt sneller informatie en ervaringen uit. Dat heeft ons als vakgenoten dichter bij elkaar gebracht, en dat werkt door in het dagelijks werk.
Kennisuitbreiding voor elke functioneel beheerder
Wat ik sterk vind aan de vakopleiding is dat die voor iedere functioneel beheerder relevant is, ongeacht ervaring of achtergrond. Zelf heb ik in het verleden nooit een formele opleiding in dit vakgebied gevolgd. Wel heb ik Hét handboek voor de functioneel beheerder gelezen, maar deze cursus droeg hieraan bij en bevestigde de impliciete kennis die ik grotendeels door ervaring had opgebouwd
Tegelijkertijd merkten ook collega’s met jarenlange ervaring hoeveel meerwaarde het had om de kennis te herijken, te bespreken en samen toe te passen. De kracht van de opleiding zit niet alleen in de inhoud, maar vooral in wat je er samen mee doet. Het gaat om het gesprek: hoe pakken wij dit aan? Wat werkt er al goed? Wat kunnen we nog verbeteren? Die vertaalslag maken we niet in ons eentje, maar als team, en dat is precies wat deze opleiding faciliteert. Die gezamenlijke reflectie is van meerwaarde, ongeacht hoeveel ervaring je hebt.
Wat mij betreft is het essentieel om je als professional te blijven ontwikkelen en te verdiepen in het vakgebied. Ook als je al langer in het vak zit, is het belangrijk om periodiek stil te staan: doen we nog de juiste dingen, op de juiste manier? Zijn er nieuwe inzichten of werkwijzen waar we iets van kunnen leren? De opleiding gaf de gelegenheid om die reflectie vorm te geven, niet alleen individueel, maar samen met mijn collega’s.
Praktisch toepasbaar, geen abstract modeldenken
Wat voor ons doorslaggevend was in de keuze voor deze opleiding, en niet voor een cursus als BiSL of ITIL, was de praktische toepasbaarheid. Natuurlijk zijn er mensen die baat hebben bij zware theoretische diepgang, maar in veel gevallen blijft dat hangen op het niveau van ‘weten’. Deze opleiding draait juist om: wat doe je ermee en hoe pas je het toe? Wat betekent dit voor jouw rol, jouw proces, jouw team?
De theorie is vrij basaal en dat is precies goed. Het is begrijpelijk, toepasbaar en direct relevant. Iedereen kon het volgen, iedereen kon ermee werken. Dat maakt het krachtig. Hét handboek voor de functioneel beheerder is daarbij een groot pluspunt: ondanks het vakinhoudelijke karakter is het helder en toegankelijk geschreven, en daarmee geschikt voor zowel beginnende als ervaren functioneel beheerders.
Borging: van tijdelijke opleiding naar blijvende leerpraktijk
Na afronding van het opleidingstraject zijn we direct aan de slag gegaan met borging. We starten een functioneelbeheernetwerk met een kennisbasis die er eerder niet was, en we zijn vastbesloten om die gezamenlijke basis levend te houden.
Met de ingang van het academisch jaar 2025-2026 organiseren we kennissessies waarin we best practices delen, en verzamelen documenten, zoals testcriteria en beheerplannen die we met elkaar uitwisselen. Ook is afgesproken dat nieuwe medewerkers die de opleiding nog niet gevolgd hebben op termijn kunnen instromen in een nieuwe ronde. Natuurlijk kun je iemand gewoon het boek geven, maar kennis beklijft pas als je ermee aan de slag gaat. Daarom willen we jaarlijks een ‘veegmoment’ organiseren voor nieuwe medewerkers.
VFB: een betrokken partner
Wat ik bijzonder vind aan de samenwerking met VFB is dat het contact niet ophoudt bij de laatste opleidingsdag; Daniel blijft beschikbaar. We kunnen hem altijd benaderen om mee te denken over borging, over vervolgtrajecten of over hoe we het geleerde warm houden in de organisatie. En dat doet hij oprecht betrokken, niet met een commerciële insteek. Als ik hem bel, is zijn eerste vraag niet ‘wat kan ik je verkopen?’, maar ‘hoe kan ik je helpen?’ Dat is een stukje dat ik echt waardeer.
Soms nemen we hem een beetje op de hak, omdat hij zó serieus is over het vak. Maar eerlijk is eerlijk: dat is ook zijn kracht. Hij gelooft echt in wat hij doet en daardoor bouw je een relatie op. Je voelt: wij delen een missie. Hij probeert echt een ambassadeur van het vak te zijn en daar ook echt dingen omheen te regelen, zoals het Kennisfestival. Die houding maakt dat we niet alleen een opleiding volgden, maar onderdeel werden van een community.