Provincie Fryslân

Provincie Fryslân zet met de VFB de stap naar FuB 3.0

Het team Functioneel Beheer van de Provincie Fryslân wilde verder professionaliseren en de samenwerking met Informatie Management versterken. Onder leiding van coördinator Marcel Boon koos het team voor de Vakopleiding Functioneel Beheer (VFB®), die incompany werd verzorgd. De opleiding hielp het team om de basis verder op orde te brengen, actieteams te vormen en de stap te zetten naar FuB 3.0: een professionele en betrouwbare gesprekspartner voor de organisatie.

Aanleiding: behoefte aan een volgende stap

Ons functioneel beheer team (FuB) was aan een volgende groeistap toe. Voor 2016 werden FuB-ers veelal ingezet als “allround persoonlijk 2elijns helpdeskmedewerker van de afdeling”, zeg maar even FuB 1.0 Er was een duidelijke wens om FuB meer gewicht en gezicht te geven. Daarom zijn onze FuB-ers gecentraliseerd in een team binnen de toenmalige afdeling IV. Er is tevens een coördinator FuB aangesteld met de duidelijke opdracht: Zorg voor een professioneel team dat van toegevoegde waarde is en blijft.

De weg van FuB 1.0 naar FuB 3.0

De eerste stap was het opfrissen van de basiskennis met onder andere een BiSL-training. Op persoonlijk vlak volgden alle teamleden een ‘personal power training’, die hen sterker en zelfbewuster maakte. Als team groeiden we door te werken aan onderlinge taakoverdracht, multidisciplinaire inzetbaarheid en het idee dat je niet de beheerder van één applicatie bent, maar een professional die de taal van de klant, de organisatie, de techniek en de leverancier spreekt.

Met de overgang naar SaaS-applicaties werden we steeds meer regievoerder. We noemden onszelf in deze fase FuB 2.0, met de ambitie om door te groeien naar FuB 3.0 en de verbinding met Informatie Management te versterken. Dat was makkelijker bedacht dan gedaan.

De keuze voor de Vakopleiding Functioneel Beheer (VFB)

Begin 2020 kregen we de tip dat de Vakopleiding Functioneel Beheer werd aangeboden. Het contact met Daniël E. Brouwer via LinkedIn en met de productmanager IT Academy Noord-Nederland/Hanze Hogeschool Groningen, was snel gelegd. Er was direct een klik over de inhoud, de praktische opzet en de mogelijkheid om de opleiding incompany te verzorgen. Deze training beloofde anders dan anderen te zijn: veel praktijkcases die echt spelen. Deze training beloofde ons een essentiële bijdrage te leveren in ons groeipad naar FuB 3.0.

Nieuwe inzichten door de opleiding

Na de Vakopleiding kwamen we erachter dat we al heel veel min of meer goed deden, maar ook dat er ook zaken ontbraken en vooral dat we bij twijfel of bij aanpassingen niet konden nalezen hoe we het ‘bedacht” hadden. Daarmee doen we onszelf en de organisatie te kort.

De vervolgacties

Om dit te verbeteren hebben we actieteams gevormd die de basis verder op orde brengen, zoals het uitvoeren van een gedegen stakeholderanalyse en het uitschrijven van acceptatiecriteria: de ‘definition of done’. In totaal zijn er acht actieteams actief die afspraken vastleggen, zodat iedereen kan nalezen: zo werken we, dit hebben we afgesproken, deze keuzes zijn gemaakt en dit mag je van ons verwachten.

Daarnaast hebben FuB en Informatie Management elkaar volledig gevonden. Er zijn accountteams gevormd op basis van beheerdomeinen en bedrijfsprocessen. Zij gaan in gesprek met de organisatie en pakken samen de vragen uit de business op, waarbij FuB in bepaalde gevallen het voortouw neemt en in andere situaties eerst een intake door IM en een businessanalist plaatsvindt. Daarna sluiten architecten en FuB aan om de beste oplossing te bepalen.

Door deze samenwerking en de zichtbare, professionele en betrouwbare rol die we zo vervullen, kan de organisatie niet meer om ons heen. Daarmee noemen we onszelf FuB 3.0: goed voorbereid op de uitdagingen van het tweede decennium van de 21e eeuw.