Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant

Bij de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant besloten twee collega’s samen de Vakopleiding Functioneel Beheer (VFB®) te volgen. Waar de een bekend was met het vak, was de ander net nieuw. Door de opleiding gezamenlijk te doorlopen, ontstond een gedeeld referentiekader én het voornemen om als team toe te groeien naar een meer proactieve manier van werken.

Gedeeld referentiekader als vertrekpunt

De voornaamste reden om de Vakopleiding te volgen was het creëren van een gedeeld referentiekader. Dat mijn collega en ik nu dezelfde kennis en terminologie gebruiken, maakt de samenwerking prettiger. Doordatwe nu dezelfde achtergrond hebben, zitten we sneller op één lijn als het gaat om ‘hoe het volgens het boekje’ zou moeten. Dat maakt dat de communicatie soepeler verloopt en versterken we elkaars inzichten. 

Zelf ben ik vijf jaar geleden in het vak gerold, zonder formele opleiding in functioneel beheer, die is er immers nauwelijks. Wel volgde ik een traineeship in informatiemanagement, waardoor veel onderwerpen uit de opleiding en de modellen in het boek me bekend voorkwamen. De meerwaarde zat juist in de koppeling met de praktijk. Je realiseert je weer wat je eigenlijk zou willen toepassen, maar in de waan van de dag soms laat liggen. Door de opleiding samen te volgen met een collega kreeg ik dat weer scherper op mijn netvlies en kun je elkaar daarin ondersteunen. 

Bewustwording: van reactief naar proactief handelen

De opleiding heeft mij weer wakkergeschud tot de hernieuwde bewustwording rond proactief handelen in plaats van reactief. Ik geloof dat je daar zelf verder mee komt, maar ook als organisatie in het geheel. Je wilt problemen voor zijn, in plaats van brandjes blussen. Je probeert ook wel minder brandjes te blussen en proactief erin te zitten, maar dat lukt niet altijd. De opleiding bevestigde voor mij dat ik die kant op wil en dat die ook past bij hoe ik het vak wil invullen. Dus dat was een bevestiging die de opleiding mij gaf. 

Ik hoop dat wij als team meer proactief kunnen gaan handelen. Op dit moment zijn we als team vaak bezig met het oplossen van directe issues, waardoor er minder ruimte is voor een proactieve aanpak. Als dat enigszins zou veranderen, dan zou dat erg waardevol zijn. Of je nou tool A of B gebruikt, het is fijn om te weten dat het er is, maar dat proactieve gaat naar mijn mening echt het verschil maken. 

Verbinding door samen leren

Wij hebben ervoor gekozen de opleiding met zijn tweeën te volgen. We zaten daar met mensen vanuit verschillende organisaties. Het is fijn om ook hun vergelijkbare situaties te horen. Omdat ik dit met een collega volgde, weet je beide wat daar besproken is en kun je verwijzen naar casussen of inzichten die in de training aan bod kwamen, en je hebt een gemeenschappelijk referentiekader. Je kunt toch even snel benoemen van: Ohja weet je nog dat zij tijdens de opleiding dat voorbeeld aanhaalden? Dat werkt verbindend en maakt de samenwerking soepeler.

Dat gezamenlijke leren verbindt. Je weet wat er besproken is, je spreekt dezelfde taal, en dat maakt het samenwerken efficiënter en leuker. In die zin heeft de opleiding ook echt een teambuildend effect gehad. Zeker bij nieuwe collega’s merk je hoeveel verschil het maakt of iemand dat gedeelde referentiekader wel of niet heeft. Daarom zou ik ook aanraden om nieuwe teamleden op termijn te laten aansluiten zodat iedereen dezelfde basis deelt.

Ook waardevol voor anderen buiten het team

Wat mij betreft zou een deel van de opleiding ook waardevol zijn voor collega’s buiten functioneel beheer, zoals key users. Als zij meer inzicht krijgen in waar wij als functioneel beheerders mee te maken hebben, ontstaat er meer wederzijds begrip. Ze zien dan dat onze rol meer is dan ‘even een knopje indrukken’, en dat goed beheer vraagt om inzicht, afstemming en soms ook geduld. Juist dat bewustzijn kan ervoor zorgen dat zij ook beter en proactiever bijdragen in hun rol, wat niet alleen hun eigen werk makkelijker maakt, maar ook het onze.