Hoe groot moet een functioneel beheerteam zijn?
Het aantal functioneel beheerders is de afgelopen jaren gestaag toegenomen en daarmee ook het aantal teams. Hierdoor rijst de vraag hoeveel functioneel beheerders je eigenlijk nodig hebt. Een lastige kwestie, want daar bestaat geen duidelijke norm voor.
Een team van functioneel beheerders is vaak geen team. Wanneer het aantal functioneel beheerders in een organisatie toeneemt, kan een organisatie besluiten om ze samen te brengen in een team om zo het functioneel beheer efficiënter en effectiever te laten verlopen. De ene functioneel beheerder is echter de andere niet. Zeker niet als het functioneel beheerders betreft die in verschillende domeinen werken. Het ondersteunen van een administratieve afdeling stelt andere eisen aan de functioneel beheerder dan het ondersteunen van een marketingafdeling. Beide afdelingen kennen een totaal andere dynamiek, andere werkzaamheden en andere persoonlijkheden.
Verwachten dat deze functioneel beheerders elkaars werk kunnen overnemen, is een utopie. Er zijn wel taken die moeiteloos door anderen uitgevoerd kunnen worden, zoals het te woord staan van een gebruiker. Maar er zijn ook complexe taken waar je domeinspecifieke kennis voor nodig hebt. Mijn credo bij het inrichten van
een functioneel beheerteam is dan ook:
“Standaardiseer wat moet, houd specifiek wat kan.”
Er ontstaat een uitdaging als de organisatie besluit om van een groep verschillende functioneel beheerders één functioneel beheerteam te maken. Van de ene op de andere dag verandert de werkomgeving voor deze functioneel beheerders ingrijpend. Van een situatie waarin ze samenwerken met een klein groepje collega’s – die ze goed kennen en begrijpen – naar een situatie waarin ze plotseling deel uitmaken van een groot team, elk met zijn of haar eigen specifieke expertise en ervaring.
Sterker nog: er wordt van hen verwacht dat ze zich meteen als team gaan gedragen, ondanks hun verschillende achtergronden en verantwoordelijkheden. Dat is een enorme uitdaging, zowel op individueel als op teamniveau. De individuele functioneel beheerders moeten leren omgaan met een grotere diversiteit aan collega’s en taken, terwijl het team als geheel moet leren hoe het de diverse vaardigheden en ervaringen kan integreren en benutten om effectief en efficiënt te functioneren.
Geen norm
Diverse expertises
Teamvorming
Factoren die de ideale teamgrootte beïnvloeden
Het bepalen van de juiste teamgrootte is geen eenvoudige taak – een ‘one-size-fits- all’ oplossing bestaat eigenlijk niet. De reden hiervoor is dat er vele variabelen en factoren zijn die de ideale teamgrootte beïnvloeden. De belangrijkste op een rij:
- IT-volwassenheid van de gebruikersorganisatie. Een hogere IT-volwassenheid betekent doorgaans dat er minder ondersteuning nodig is door functioneel beheer.
- Omvang van de organisatie. Grotere organisaties hebben doorgaans meer functioneel beheer nodig. Kleinere organisaties kunnen niet alleen toe met minder functioneel beheer, ze kunnen delen van functioneel beheer ook makkelijker uitbesteden.
- Soort applicatielandschap. On-premise, SaaS, enzovoort. Afhankelijk van het type technologische infrastructuur van de organisatie, kan de noodzakelijke teamgrootte variëren.
- De volwassenheid van functioneelbeheerprocessen. Beschikken de functioneel beheerders over de juiste competenties om hun taak uit te voeren?
- Beschikbare middelen. Beschikt het team over de middelen (budget, technologie, resources) en andere faciliteiten die het nodig heeft om zijn taken uit te voeren?
- Complexiteit processen. Het ondersteunen van een primair proces is essentieel, omdat dit direct betrekking heeft op de kernactiviteiten die waarde creëren voor de klant of eindgebruiker. Ook hier komt de grootte van de organisatie om de hoek kijken. Een eenkoppig administratiekantoor kan bijvoorbeeld zonder functioneel beheer.
- De structuur van de organisatie. Hiërarchisch, plat, matrix, enzovoort. De structuur heeft ook invloed op de teamgrootte.
Er zijn dus tal van factoren die van invloed zijn op de omvang en samenstelling van het team. Bovendien beïnvloeden de factoren elkaar ook onderling. Elk team moet afzonderlijk worden bekeken en beoordeeld vanuit de heersende context om de beste teamgrootte te bepalen. Het is een complex proces dat zorgvuldig en bewust management vereist en ook input van de functioneel beheerders zelf vraagt.
Hoe bepaal je de grootte van je team niet?
Een veelgemaakte fout bij het bepalen van de teamgrootte is het registreren van uren. Teamleden moeten drie maanden lang hun uren registreren, zodat het management kan bepalen waaraan zij de afgelopen periode hebben gewerkt. Maar wat levert zo’n rapport op? Niets! Want wat doen die teamleden? Als ze een werkweek hebben van 36 uur, noteren ze 36 uur, want anders voldoen ze niet aan hun contract. Dat klopt natuurlijk niet, want je bent nooit 100% productief – van die 36 uur ben je doorgaans ongeveer 25 uur productief. Bovendien zegt het niets, want de ene periode is de andere niet. Tijdrovend en onbetrouwbaar. Je kunt functioneel beheerders beter gewoon direct vragen wat ze de afgelopen 3 maanden hebben gedaan – doorgaans hebben ze daar een heel goed beeld van.
Ook moet je rekening houden met activiteiten die functioneel beheer moet uitvoeren om de gewenste kwaliteit van de informatievoorziening te verkrijgen, afgezet tegen de tijd. Ook dat kun je gewoon vragen aan functioneel beheerders. Zij weten vaak heel goed waaraan ze in de huidige situatie niet of onvoldoende toekomen.
Hoe bepaal je de grootte van je team dan wel?
De activiteiten van een functioneel beheerder zijn te verdelen in twee categorieën: beheer en projecten. Over het algemeen kun je stellen dat de primaire taak van een functioneel beheerder ‘beheren’ is. Binnen beheer zijn er dagelijkse activiteiten die meestal niet te plannen zijn, zoals vragen van gebruikers en incidenten. Maar er zijn ook planbare activiteiten, zoals wijzigingen. Wat ik meestal doe is een verdeling kiezen. Bijvoorbeeld: we besteden maximaal 20% aan projecten en 80% aan beheer. En binnen beheer besteden we 80% aan ons dagelijks beheer en 20% aan wijzigingen. Dit houd je een periode vol, bijvoorbeeld een half jaar. Daarna moet je beoordelen of deze verhouding voor je werkt. Dit is natuurlijk slechts een voorbeeld – een team dat een migratie naar een nieuwe omgeving uitvoert, zal meer tijd besteden aan dat project dan aan beheer.
Er zijn ook andere manieren om je team samen te stellen. Op basis van:
- Persoonlijkheidsprofielen
- Vakinhoudelijk: de negen aandachtsgebieden van functioneel beheer
- Aanwezige kennis
- De dagelijkse aandachtsgebieden zoals HRM, finance, enzovoort
Een functioneel beheerteam is verantwoordelijk voor de instandhouding van de informatievoorziening. Een team dat een primair proces ondersteunt, kan zich niet veroorloven om risico’s te lopen met de benodigde kennis en kunde en de continuïteit in gevaar te brengen. Om dit te waarborgen, kun je de regel 1:3 & 3:1 hanteren: één functioneel beheerder beheerst minimaal drie verschillende taken en minimaal drie functioneel beheerders beheersen één specifieke taak.
Conclusie
Bij de samenstelling van een functioneel beheerteam spelen, naast budget en de werkdruk, drie factoren een rol:
Visie
Missie
Strategie
Hoewel budgetbeperkingen een uitdaging kunnen vormen, betekent dit niet automatisch dat je concessies moet doen aan de kwaliteit. Met de juiste strategie, efficiëntie en innovatie kunnen teams van hoge kwaliteit worden samengesteld, zelfs met beperkte middelen. De focus moet liggen op de toegevoegde waarde van functioneel beheer voor de organisatie.
Planning en communicatie zijn essentieel, maar een team moet ook flexibel zijn en het vermogen hebben om zich aan te passen aan onvoorziene omstandigheden. Dat zorgt ervoor dat het team niet overweldigd raakt en in staat is om de afgesproken taken te voltooien. Een effectief functioneel beheerteam heeft niet alleen de juiste mix van competenties, activiteiten en middelen, maar ook een positieve bedrijfscultuur en sterke samenwerkings- en communicatievaardigheden.
Tot slot varieert de ‘juiste’ omvang en samenstelling van een team aanvankelijk van de specifieke behoeften en uitdagingen van een organisatie. Er is geen vaststaande formule voor het perfecte team – het gaat erom wat het beste werkt voor de unieke situatie van elke organisatie.
Voorbeelden van teamsamenstellingen
Zie paragraaf 1.2 in Hét Handboek voor de Functioneel Beheerder voor meer informatie over de teamsamenstelling.
Bij een hogeschool zijn dagelijks 5 functioneel beheerders bezig met het beheren van het studievolgsysteem. Waarom 5? Dat aantal is gebaseerd op het aantal uren dat nodig is om de verschillende omgevingen te beheren, momenteel zijn dat 13 omgevingen. Dus bij een release moet je niet één, maar 14 omgevingen testen: alle omgevingen individueel en het geheel. Als er sprake zou zijn van slechts 1 omgeving, dan zouden 3 functioneel beheerders voldoende zijn. Dit is gebaseerd op de 1:3 & 3:1 regel zoals hiervoor beschreven. Het betreft hier immers een primair systeem van deze hogeschool.
Een ander voorbeeld is een zorginstelling met ongeveer 6000 zorgmedewerkers en meer dan 500 locaties. Het is een illusie om te denken dat zorgmedewerkers zodanig kunnen worden opgeleid dat ze geen vragen hebben over de systemen die ze dagelijks gebruiken. Voor de organisatie kan het daarom goedkoper zijn om enkele extra functioneel beheerders aan te nemen, dan alle 6000 medewerkers op te leiden. Een ander voordeel is dat de gebruikers, de zorgmedewerkers, zich kunnen richten op hun vakgebied. Als ze een probleem ondervinden met het systeem, kunnen ze iemand bellen die hen verder helpt. We leven in een tijd waarin automatisering essentieel is, maar we zijn nog niet zover dat iedereen het werken met computers als vanzelfsprekend beschouwt.
Is jouw beheerteam klaar voor de toekomst?
Het perfecte team bestaat misschien niet, maar het team dat past bij jouw organisatie wél. In de masterclass ontdek je de factoren die écht bepalend zijn voor een effectief functioneel beheerteam én krijg je praktische handvatten om dit direct toe te passen in jouw organisatie.