Gemeente Voorst

Binnen de gemeente Voorst werd twee jaar geleden het team Informatievoorziening (IV) opgezet, waarin ook de functioneel beheerders een plek kregen. Al snel ontstonden er vragen over die rol binnen deze context: wat verstaan we binnen onze organisatie onder functioneel beheer en hoe ondersteun je collega’s die deze taken (deels) op zich nemen? Om daar gezamenlijk richting aan te geven, is gekozen voor een opleidingstraject dat structuur en helderheid kon bieden. Tien medewerkers namen deel aan het incompany-traject van de Vakopleiding Functioneel Beheer (VFB®): zeven functioneel beheerders en drie collega’s uit andere teams die functioneel beheertaken uitvoeren. Het doel was om gezamenlijk één duidelijke basis te creëren en de rol van functioneel beheer beter te verankeren in de organisatie.

Op zoek naar de juiste opleidingspartner

De wens om te investeren in opleiding was er, maar de keuze voor een passend traject vroeg om zorgvuldige afweging. We zochten een traject dat niet alleen theoretisch onderbouwd was, maar ook zou aansluiten bij onze organisatie. 

Om een beter beeld te krijgen van wat er in het werkveld speelde, besloot ik navraag te doen in onze regio: “Hoe geven jullie invulling aan functioneel beheer? Welke opleiding hebben jullie gevolgd?” De reacties waren opvallend eensluidend: veel organisaties bleken met dit onderwerp bezig, of hadden gekozen voor dezelfde opleiding. Tijdens een van die gesprekken sprak ik met een medewerker van gemeente Zutphen, waar de Vakopleiding Functioneel Beheer (VFB®) was gevolgd. De manier waarop die ervaring werd gedeeld zette mij aan het denken. 

We spraken met meerdere opleidingsaanbieders, maar het gesprek met Daniël gaf de doorslag. Wel hadden we twijfels over de omvang: vijf opleidingsdagen leek ons aan de stevige kant, zeker voor collega’s die net begonnen waren in de rol. Toch gaf de combinatie van inhoudelijke verdieping, praktische toepasbaarheid en herkenning in de aanpak het vertrouwen dat dit de juiste keuze was.

Verankering van de rol in de organisatie

Met het besluit voor de Vakopleiding, startten we het traject met een gemengde groep collega’s. Van de tien deelnemers voerden er drie functioneel beheertaken uit zonder formeel die functie te hebben. Juist daarom vonden we het belangrijk om samen één gedeelde basis neer te leggen. We wilden de functie expliciet onder de aandacht brengen, omdat deze in het verleden bij sommigen min of meer ‘erbij’ was gekomen zonder dat daar bewust tijd of ruimte voor werd vrijgemaakt.

De opleiding maakte helder dat functioneel beheer geen neventaak is. Het vraagt om een duidelijke rol, met structurele aandacht, tijd en capaciteit. Dat besef is nu beter doorgedrongen en vormt de basis voor gesprekken met collega’s én hun teamleiders: “Hoeveel tijd is er werkelijk beschikbaar voor deze rol? Welke ruimte willen en kunnen we daarvoor maken?”

Die verandering voltrekt zich niet van de ene op de andere dag, maar stap voor stap ontstaat er meer helderheid over wat er nodig is om deze rol professioneel te vervullen. De opleiding heeft dat bewustzijn versterkt én het interne gesprek op gang gebracht. Dat is op zichzelf al waardevol.

Meerwaarde voor de leidinggevende

Voor mij als leidinggevende was het vooral waardevol om te ervaren hoe de groep erbij zat: hoe mensen meededen en welke vraagstukken er leefden. Ik vond het interessant om daarin een lijn te helpen bewaken: niet door inhoudelijk te sturen, maar wel door het aanbod te laten aansluiten wat ik zelf uit de praktijk herken.

Daarnaast vond ik het belangrijk om de theorie en methodieken te toetsen aan onze eigen praktijk als kleinere gemeente. Zijn de behandelde modellen toepasbaar op onze vraagstukken? Sluiten ze aan bij de dynamiek van een organisatie als de onze? Dat probeer je tijdens de sessies steeds concreet te maken.

Meerwaarde voor het team 

Die vertaalslag naar de eigen praktijk zag ik ook terug in het team. Wat vooral opvalt, is de toegenomen bewustwording van wat functioneel beheer inhoudelijk betekent. Tijdens de opleiding is daar expliciet aandacht aan besteed, niet alleen aan de taken, maar juist ook aan de rol als geheel. Dat zie je terug in gesprekken, in houding en in hoe ze over hun werk nadenken. 

Veel werkzaamheden als functioneel beheerder doe je op gevoel, omdat het logisch aanvoelt of omdat je het altijd zo doet. De opleiding hielp ons om daar met elkaar taal aan te geven. In de klassikale setting kregen we begrippen en methodieken aangereikt die helpen om je eigen handelen beter te duiden. Omdat die theorie dicht bij de praktijk bleef, gingen die inzichten ook echt leven. 

Binnen het team zie je dat terug in de manier van praten over vraagstukken. Er is een gedeelde taal ontstaan. Collega’s verwijzen nu naar methodieken uit de opleiding. Een concreet voorbeeld daarvan is het certificaatproces. Voorheen wisten we niet goed hoe we dat moesten aanvliegen; het bleef vaak hangen in losse stappen en ad-hocoplossingen. Nu zeggen we: “Gebruik daar eens een methodiek bij, misschien helpt SIPOC hier” en dan komt er ook echt iets uit. Deze opleiding bracht ons als team niet alleen meer structuur, maar ook taal voor wat we doen. Daarmee groeit de manier van werken langzaam verder door.

Toepasbaar, flexibel en professioneel begeleid

De Vakopleiding heb ik als heel prettig ervaren, zowel inhoudelijk als in de manier waarop het programma is opgebouwd. De trainer was toegankelijk en er was veel ruimte voor eigen inbreng. Dat waardeer ik enorm: er is ruimte voor gesprek en voor reflectie op opdrachten. We kregen verschillende benaderingen en modellen aangereikt; niet als voorschrift, maar als uitnodiging om samen te onderzoeken: wat werkt voor óns? 

Dat levert waardevolle gesprekken op en helpt om als team bewuste keuzes te maken. Functioneel beheer is immers vaak een functie die geleidelijk gegroeid is, zonder duidelijke kaders. Die flexibiliteit, het kunnen meedenken en meevormen, maakt de opleiding voor mij echt waardevol.

Tegelijkertijd vraagt dat ook iets van de deelnemers: niet alleen ontvangen, maar ook bereid zijn om bij te dragen. Juist in die wisselwerking zit de kracht, en dat werd vanuit VFB goed georganiseerd en professioneel begeleid. Dat maakt dat ik de opleiding met overtuiging zou aanraden.

Vervolgstappen: Verdere invulling van onze rol

Na de opleiding zijn we actief verdergegaan met het doorontwikkelen van onze rol als functioneel beheerder. We hebben een maandelijkse overlegstructuur opgezet: het functioneelbeheeroverleg. Hierin bespreken we concrete vraagstukken en reflecteren we op onze bijdrage als functioneel beheerders: Waar lopen we tegenaan?  Welke methoden of invalshoeken kunnen ons helpen om daarmee om te gaan? Wat willen we vanuit deze rol betekenen voor de organisatie? 

Door die gesprekken ontstaat geleidelijk een helderder beeld van onze positie en toegevoegde waarde. Het is geen vast eindpunt, maar een proces van samen verkennen, benoemen en betekenis geven aan wat functioneel beheer in onze organisatie zou moeten zijn.