Maasstad Ziekenhuis

Professionaliseren in de praktijk

Na de oprichting van een nieuwe beheerorganisatie voor het elektronisch patiëntendossier (EPD) begon het Maasstad Ziekenhuis met het opbouwen van een nieuw team in de afdeling Informatiemanagement voor functioneel beheer. Vrijwel iedereen die werd aangenomen, was jong en/of nieuw in het vak. Om richting te geven aan de rol en om een gedeeld referentiekader te ontwikkelen, werd gekozen voor de Vakopleiding Functioneel Beheer (VFB®). De opleiding maakte duidelijk wat de rol van de functioneel beheerder inhoudt en gaf het team een gezamenlijke taal om mee te werken.

Structuur in een jong, groeiend team

Bij de start van de nieuwe beheerorganisatie waren er tijdelijk bijna geen functioneel beheerders in dienst. Gaandeweg werd het team opnieuw opgebouwd, grotendeels met pas afgestudeerde starters. Inmiddels vormen we een jong team met een gemiddelde leeftijd rond de dertig.

Als senior functioneel beheerder zag ik hoe belangrijk het is om vanaf het begin duidelijkheid en kaders te bieden. Toen het team groeide, vond ik het moment rijp voor een gezamenlijke opleiding. Via een online zoektocht kwamen we uit bij de Vakopleiding Functioneel Beheer (VFB®). Onze aanvraag werd goedgekeurd, met als doel meer grip te krijgen op het vakgebied en de juiste modellen, begrippen en tools in handen te krijgen om ons werk met vertrouwen en structuur te kunnen uitvoeren.

Een vak zonder vaste kaders

Die behoefte aan houvast hangt ook samen met de aard van het vak. Functioneel beheer is een breed en veelzijdig vakgebied. Wat het precies omvat, verschilt per organisatie. In de ene context ligt de nadruk op techniek, zoals het bouwen van API’s, in de andere draait het om procesinrichting, afstemming of ketensamenwerking.

Binnen het Maasstad Ziekenhuis werken we met uiteenlopende applicaties en thema’s. Het takenpakket is groot, en voor ons team was het belangrijk om binnen dit brede takenpakket scherp te krijgen wat onze rol wél en niet omvat. Zeker omdat functioneel beheer zelden een eenduidig functieprofiel kent. In de praktijk zie je dat mensen met heel verschillende achtergronden het vak inrollen zonder ervoor geleerd te hebben.  

Die diversiteit zie ik ook in ons eigen team. Zelf heb ik Gezondheidswetenschappen gestudeerd en werkte ik onder meer bij ChipSoft, leverancier van het EPD. Net als veel collega’s ben ik gaandeweg het vak ingerold. Opleidingen als hbo-ICT sluiten deels aan, maar uiteindelijk leer je het meest in de praktijk. Juist daarom was het voor ons belangrijk om samen te onderzoeken: waar begint en eindigt onze verantwoordelijkheid? De opleiding hielp ons om daar gezamenlijk helderheid in te krijgen en een kader te bieden. 

Werken met een gemeenschappelijke taal 

Dat kader is niet alleen inhoudelijk belangrijk, maar ook communicatief. Een van de belangrijkste opbrengsten van de opleiding is het besef hoe waardevol een gedeelde taal is. Werken met dezelfde begrippen, modellen en werkwijzen maakt afstemming binnen het team eenvoudiger en effectiever.

Dat merk je vooral op momenten waarop je iets wilt verbeteren of ontwikkelen. Zo zijn we bezig met een productcatalogus die inzichtelijk maakt welke ‘producten’ we beheren en welke werkzaamheden daarbij horen. Voor veel collega’s in het ziekenhuis is het namelijk niet vanzelfsprekend wat functioneel beheer precies inhoudt en wat wij doen. De catalogus helpt om dat concreet en overzichtelijk te maken. En doordat we als team nu op één lijn zitten, kunnen we dat verhaal ook consistenter en overtuigender uitdragen. 

Afgestemde trainer en praktijkgericht 

Die consistentie begint bij een gedeeld referentiekader, maar komt pas echt tot leven als de opleiding goed aansluit bij de praktijk. Wat ik sterk vond aan de opleiding, is de manier waarop de inhoud werd overgebracht. Er werd echt tijd genomen om de stof goed neer te zetten. De trainer had ervaring in de zorgsector, waardoor we geen uitgebreide toelichting hoefden te geven over onze bedrijfscontext. We konden direct de diepte in, en dat maakte het leerproces een stuk effectiever.

Die praktijkgerichtheid kwam niet alleen tot uiting in de uitleg, maar vooral in de toepasbaarheid. Eerder volgde ik een training over BiSL, maar die bleef vrij theoretisch. De VFB was concreter: je leert dingen waar je direct mee aan de slag kunt en dat maakt het verschil in een omgeving waarin het werk continu in beweging is.